Wordで作った履歴書や案内文を、PDFで提出したい。そんなときは、Wordの保存機能でPDFを作れます。この記事ではデスクトップ版Wordを中心に、保存する手順と提出前の確認を説明します。
変換前にWord文書を仕上げる
先にWord側で、文章、ページ区切り、表や画像の位置を確認します。PDFになった後で不具合を見つけた場合も、Word側を直して作り直すと管理しやすくなります。
- 氏名・日付・数字・宛先に間違いがない
- 用紙サイズ、縦横の向き、余白が提出条件に合っている
- 空白ページ、表の途中での不自然な改ページがない
- コメントや変更履歴を相手に見せる必要があるか決めている
画面に変更履歴を表示していないことと、変更を承諾・却下して整理したことは別です。完成版の内容を確認してから保存しましょう。
Windows版WordでPDFを保存する
- 文書を開き、「ファイル → コピーの保存」または「名前を付けて保存」を選びます。
- 「参照」などから保存先を指定します。
- ファイルの種類で「PDF」を選び、名前を付けます。
- 必要なら「その他のオプション → オプション」でページ範囲や発行対象を確認します。
- 保存し、作成されたPDFを開きます。
変更とコメントの内容を含めない完成版を出す場合は、発行対象を確認します。必要な設定は提出先の条件に合わせてください。メニュー名はバージョンや保存状態によって変わります。
Mac版WordでPDFを保存する
「ファイル → 名前を付けて保存」または「コピーを保存」を開き、ファイル形式で「PDF」を選んで保存します。Windowsの画面と同じ配置とは限らないので、使っている環境に合う公式手順を選んでください。
手順の出典：Microsoft「OfficeデスクトップアプリでPDFまたはXPSに保存または変換する」
PDFを開き直して、元のWordと照合する
保存操作が終わっても、提出用の確認は終わりではありません。WordとPDFを見比べ、特に次の部分を確認してください。
- ページ数と、各ページの最初・最後の文章
- 表の列、画像、見出し、箇条書きの位置
- 文字の欠け、置き換わり、改行の変化
- 必要なリンクの動作、不要なコメントの表示
- PDFのファイルサイズと、提出先が求める形式
チェック用にPDFをWordで開くと、編集用への変換が始まる場合があります。最終PDFの見た目は、PDFビューアやブラウザで確認してください。
レイアウトが変わる・文字が違って見えるとき
元のWordで使ったフォント、表の幅、画像の配置、用紙設定を確認します。別の端末で作業している場合は、同じフォントを使えるかも見直します。変更後はWordからPDFを作り直し、再度照合してください。
直した版を何度も保存すると、古いPDFを提出することがあります。「案内_提出用_20261010.pdf」のように識別できる名前にし、保存先を整理します。
PDF化しても、編集や情報の削除を保証しない
Microsoftは、PDFにしただけで受信者が編集できないことを保証するには不十分と案内しています。PDFは共有しやすい形式ですが、変更を完全に防ぐ仕組みとして扱わないでください。
個人情報を除いて送る場合は、Word側の内容を整理したうえで、保存したPDFにも不要な情報がないか確認します。既存PDFを処理するときは、PDFの墨消し方法を参照してください。
よくある質問
名前を「.pdf」に変えればよいですか？
拡張子を変えるだけでは変換になりません。WordのPDF保存機能を使います。
容量が大きすぎる場合は？
必要以上に大きな画像が入っていないかを確認し、画質を残せる範囲で調整します。圧縮した最終版も必ず読めるか確認してください。
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